Áreas y categorías

Xignable organiza la información en áreas y categorías.

Las áreas representan espacios de trabajo donde se agrupan objetos o ítems de un mismo tipo, por ejemplo documentos firmables, solicitudes, etc.

Las categorías son clasificaciones de esos objetos dentro de cada área, por ejemplo en el área de solicitudes puedes encontrar las categorías "Vacaciones", "Días de estudio", etc., mientras que en el área Legajo puedes encontrar las categorías "Contrato de trabajo", "Certificado médico", etc.

Las siguientes son las áreas de Xignable:

• Documentos firmables: Corresponde al área donde se gestionan los documentos que requieren ser firmados por parte de los colaboradores, ej: "Recibos de haberes", "Bonos", etc., y no son sanciones.
• Sanciones: Similar al área de documentos firmables, pero destinado únicamente a la gestión de sanciones.
• Legajo: Contiene la documentación personal de los colaboradores.
• Solicitudes: Área donde se crean y gestionan las solicitudes ya sea las creadas por los colaboradores, o las que la organización les envía a ellos.
• Publicaciones: Es un área destinada a mostrar publicaciones, novedades, noticias u otro tipo de piezas comunicacionales de la organización dirigidas a sus colaboradores. Requiere contratar el módulo de publicaciones por separado.
• Onboarding: Es un área especial que sólo se habilita cuando el usuario está en un estado llamado "En ingreso". Mediante el uso de esta área, el ingresante debe cargar y/o firmar la documentación solicitada. Una vez completados todos los ítems, deberá esperar a que un administrador active su cuenta (*) luego de haber validado los ítems solicitados. Requiere contratar el módulo de Onboarding por separado.
• Control Horario: En esta área se gestionan los eventos de control horario de los colaboradores. Desde allí se pueden ver las hojas de fichada, exportar los datos, o iniciar/detener manualmente los turnos trabajados. Requiere contratar el módulo de Control Horario por separado.
• Ausencias: En esta área se gestionan las ausencias de los colaboradores. Desde allí se pueden consultar y crear registros de ausencias, visualizar las próximas ausencias en un calendario, etc. Requiere contratar el módulo de Vacaciones y ausencias por separado.
• Vacaciones: En esta área se gestionan los registros de vacaciones de los colaboradores. Las ausencias por vacaciones se ingresan por el área de Ausencias, mientras que esta área sirve de registro para los eventos que modifican el contador de días de vacaciones de los colaboradores. Requiere contratar el módulo de Vacaciones y ausencias por separado.

(*) Esta activación se refiere a un cambio de estado del usuario, desde "En ingreso" a "Activo", y no a la activación de cuenta de usuario en Xignable, la cual la realiza cada usuario cuando recibe el correo de activación.

Las áreas permiten modificar tanto el nombre como la descripción a través del ícono correspondiente en la cabecera de la fila. Los colores son fijos, al igual que el atributo Requiere firma, el cual sólo aplica a las áreas de "Documentos Firmables" y "Sanciones".

Al seleccionar un área, ésta se convierte en el área activa, mostrando debajo las categorías de ítems creadas allí:

Dentro de cada área podrás generar las categorías que considere necesarias y modificar o eliminar las categorías ya existentes.

A continuación se detallan los atributos de todas las categorías. Ten en cuenta que, según a qué área pertenezcan las categorías, no todos los atributos estarán disponibles para su configuración.

• Alias: Se utiliza para asignar un alias de 5 caracteres a la categoría, el cual sirve para identificar los tipos de documentos que se importan a Xignable mediante procesos de importación masiva.
• Enviar recordatorio estos días antes del vencimiento: Este atributo aplica a las categorías del área "Legajo de los colaboradores", y permite indicar una cantidad de días previos al vencimiento de la documentación. Llegado ese momento, la plataforma envía un correo electrónico a los usuarios con el rol de Gestión de legajos, alertándolos sobre la documentación próxima a vencer.
• Nombre: Corresponde al nombre de la categoría.
• Notificar a los grupos de gestión cuando el colaborador ha firmado: Si se activa el atributo, se envía una notificación a los usuarios que tengan el rol correspondiente (Gestión de documentos firmables para las áreas "Documentos firmables" y "Sanciones", o Gestión de Onboarding para el área de "Onboarding") cuando el colaborador ha firmado un documento con la categoría correspondiente.
• Predeterminada: Este atributo se utiliza en los procesos de importación masiva de documentos, para asignar la categoría a los documentos importados que no indican una categoría específica en el archivo de importación.
• Recordar al colaborador si no firma luego de estos días: Permite establecer un aviso automático que le llega al colaborador cuando recibe un documento firmable o sanción, y este no es firmado en el tiempo indicado.
• Requiere aprobación de un responsable de unidad: Este atributo especifica que una solicitud creada con la categoría en cuestión debe ser previamente aprobada por un usuario con el atributo "Responsable de unidad de autorización", antes de que pueda ser gestionada por la unidad de autorización raíz (Recursos Humanos). Ejemplos comunes para el uso de este atributo son los tipos de solicitudes que se gestionan dentro del ámbito de una unidad y por ende, son aprobadas por un supervisor del área, tales como pedidos de vacaciones o licencias.
• Requiere fecha de vencimiento: Este atributo aplica a las categorías del área "Legajo del colaborador", y en caso de activarse, fuerza a los documentos con la categoría asignada a especificar una fecha de vencimiento para poder ser almacenados.
• Requiere período: En caso de tener habilitada esta opción, la plataforma exige que se ingrese un período con el formato AAAAMM (año/mes) durante el proceso de carga de documentos pertenecientes a dicha categoría.
• Requiere que el colaborador indique un rango de fechas: Este atributo indica que, cuando un colaborador inicia o recibe una solicitud de la organización de la categoría indicada, deberá completar el rango de fechas que corresponde a dicha solicitud. Se utiliza comúnmente en solicitudes del tipo "Vacaciones", "Licencias", etc. dado que requieren un periodo de aplicación efectivo.
• Restringida a roles administrativos: Este atributo, utilizado en el área "Legajo del colaborador", indica que los documentos almacenados de la categoría sólo podrán ser visibles por los usuarios con rol de Administradores de la organización o Gestión de legajos, pero no por otros roles incluyendo a los propios colaboradores.