Las unidades de autorización representan a equipos de personas que responden a uno o más responsables, y generalmente tienen una relación uno-a-uno con las oficinas, sectores o departamentos de la organización.
Se debe aclarar la diferencia entre unidades de autorización y el diagrama clásico de una organización (organigrama): las unidades de autorización organizan quién aprueba solicitudes desde el punto de vista de recursos humanos exclusivamente. Por ello es que la unidad raíz es "Recursos humanos" ya que todas las solicitudes terminan en este sector, mientras que en una cadena de mando clásica, la jerarquía inicia en el sector de presidencia, justa de directores, CEO, etc.
En Xignable, la finalidad de las unidades de autorización es proveer un nivel primario de autorización o aprobación para ciertos eventos antes de que éstos sean gestionados por el sector de Recursos Humanos, por ejemplo las solicitudes de los colaboradores o la aprobación de sus eventos de control horario.
Es común que en las organizaciones se administre la agenda de vacaciones del personal dentro del ámbito de cada oficina o sector, y que sea un responsable del área quien aprueba o no las solicitudes internas. Una vez que esta agenda está organizada, se transmiten las novedades a Recursos Humanos para que finalicen la gestión administrativa correspondiente.
Los eventos que pueden ser afectados por estas aprobaciones (o rechazos) iniciales pueden ser:
Los responsables de las unidades no autorizan absolutamente todas las solicitudes de los colaboradores, sino las que cumplen determinadas características detalladas más adelante en la sección Responsables de unidad de autorización.
Cuando se crea una nueva organización en la plataforma, se crea también la unidad inicial o unidad raíz (llamada de forma predeterminada "Recursos Humanos"), a la cual pertenecen todos los colaboradores creados posteriormente.
Un colaborador con el rol de Administración de personal puede crear más unidades de autorización y mover a los colaboradores existentes a aquella unidad, además de poder determinar quién o quiénes serán los responsables de la misma.
Todo colaborador de Xignable es miembro de una y sólo una unidad de autorización en todo momento.
Desde el momento en que un colaborador pasa a pertenecer a una nueva unidad de autorización, las solicitudes que cree y cuya categoría exija la aprobación de un responsable deberán ser aprobadas por el responsable de esa unidad. Si éste las aprueba, las solicitudes pasan a la unidad inicial de Recursos Humanos para su procesamiento y aceptación definitiva.
Las solicitudes cuya categoría no exija la aprobación de un responsable serán procesadas directamente en la unidad raíz.
Las solicitudes rechazadas por un responsable nunca escalan a la unidad raíz, sino que quedan en ese estado hasta que el responsable decida eliminarlas definitivamente de la plataforma.
En el caso de los eventos de control horario, si tu organización admite que estos sean gestionados por los responsables de las unidades de autorización, deberán ser aprobados por ellos.